Les fonctionnalités intelligentes de Microsoft Excel

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Des millions de personnes à travers le monde utilisent Excel pour faire des calculs ou analyser des données. Le logiciel tableur conçu par Microsoft a bien évolué depuis sa création en 1985, et s’appuie aujourd’hui sur l’intelligence artificielle pour proposer des fonctionnalités exclusives. Découvrez les options intelligentes de Microsoft Excel qui ne pourraient pas fonctionner sans l’IA.

Convertir une image en tableur numérique

L’application Excel, disponible sur iOS et Android, permet de photographier un tableau dans un livre ou un magazine pour le convertir en tableur numérique éditable.

Sur la version mobile d’Excel, une icône « Insérer des données provenant d’une image » s’affiche en bas de l’écran. L’application utilise la caméra de votre appareil mobile pour reconnaître le tableau sur papier. Il suffit d’appuyer sur le bouton pour prendre une photo, puis recadrer l’image si nécessaire.

Le bouton "Insérer des données provenant d'une image" dans l'application Excel sur mobile.
Bouton « Insérer des données provenant d’une image ».
Numériser un tableau sur support papier avec l'application Excel sur mobile.
Activation de la caméra pour détecter le tableau.

En quelques secondes, l’intelligence artificielle s’occupe de convertir la photo en tableur virtuel. Cette fonctionnalité détecte même les éventuelles erreurs de calcul, ce qui permet de les corriger par la suite.

Le système de correction de la fonction "Insérer des données provenant d'une image" sur Excel.
Le système de correction pour les éventuelles erreurs.
Convertir une image en tableur numérique éditable sur Excel.
L’image convertie en tableur numérique éditable.

Un dernier clic sur « Insérer » et c’est fini. Vous pouvez immédiatement utiliser le tableur pour traiter les données depuis votre smartphone ou tablette.

Le remplissage intelligent avec « Flash Fill »

La fonction Flash Fill permet au logiciel de remplir instantanément une colonne à partir des données présentes dans la feuille de calcul. Elle est activable avec « Ctrl + E » ou dans le menu « Données » sous « Remplissage instantané ».

Le remplissage instantané avec Flash Fill sur Excel.
Le remplissage instantané sur Excel.

Ici, on utilise les données de la colonne A « Prénom » et de la colonne B « Nom » pour remplir la colonne C « Initiales ». Il suffit de saisir un exemple dans la case C2 pour que le logiciel propose le remplissage automatique de toute la colonne toute entière.
C’est une fonctionnalité bien pratique quand on doit réaliser des tâches administratives : liste de clients, carnet d’adresse, etc.

Les graphiques recommandés

Microsoft Excel peut analyser votre feuille de calcul afin de proposer un graphique qui représente le mieux vos données. Il suffit de sélectionner les données dans le tableur, puis de cliquer sur « Graphiques recommandés » dans le menu « Insertion ».

l'onglet des graphiques recommandés dans Microsoft Excel.
L’onglet des graphiques recommandés.

Dans cet exemple, le logiciel suggère un « histogramme groupé » pour comparer les valeurs. Cette fonction permet entre autres de générer des graphiques pertinents à intégrer dans un rapport ou une étude de marché.

Prévoir l’avenir avec Excel

En 2021 les voyantes n’utilisent plus leur boule de cristal ; elles vont directement sur Excel ! L’intelligence artificielle est désormais capable d’utiliser une série de valeurs pour estimer des données futures. L’option « Feuille de prévision » est disponible dans la section « Prévisions » du menu « Données ».

Panneau de feuille de calcul de prévision sur Excel.
Prévoir le volume de vente jusqu’au 1er septembre 2022 grâce aux données collectées depuis le 1er janvier 2018.

Par exemple : cette fonctionnalité vous permet d’estimer l’évolution de votre chiffre d’affaire ou bien d’anticiper les ventes sur les mois à venir, pour mieux prévoir vos commandes auprès des fournisseurs.

La recherche approximative

Il fut une époque où une seule virgule suffisait à perturber le logiciel, qui n’était plus capable d’associer des données quasiment identiques. Mais depuis la version Excel 2013, la fonctionnalité Power Query permet de rapprocher des données approximatives. Il est maintenant possible pour l’algorithme de faire le lien entre « Techblog » et « Tech-blog » ou bien entre « 6, rue de la Scheer » et « 6 rue de la Scheer ». Plus besoin de vérifier chaque case de votre feuille de calcul à la recherche de la moindre petite faute de frappe !

Récupérer des données géographiques

Depuis peu, Microsoft Excel propose d’enrichir les données à partir d’informations récupérées sur le web. Cette option concerne pour l’instant des données boursières et géographiques : elle permet de récupérer des informations sur les pays du monde sans faire de recherches sur Internet.

Cependant, cette fonctionnalité est uniquement accessible pour les personnes qui utilisent un compte multi-clients Microsoft 365. Elle est alors disponible sous « Types de données » dans le menu « Données ».

Un logiciel qui ne manque pas d’idées

Grâce à la fonction Analyze Data, anciennement intitulée « Ideas », l’intelligence artificielle devient un véritable guide pour aider l’utilisateur à exploiter les données.

Cette fonctionnalité avancée est utilisée pour extraire des données sans utiliser de fonction ou autre formule mathématique. De plus, elle permet de bénéficier d’un résumé visuel et de plusieurs modèles pour comprendre ces valeurs. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l’éclair tout à droite du menu « Accueil ». Ensuite, on tape simplement une requête dans la barre de recherche.

Ci-dessous, on utilise la fonction Analyze Data pour trouver le « Total des ventes de cadenas et de casques ». L’intelligence artificielle se charge de calculer la somme des ventes pour ces deux produits et affiche directement le résultat :

l'option Analyze Data de Microsoft Excel.
Le moteur de recherche de l’option Analyze Data.
La fonction Analyze Data dans Excel.
L’affichage du résultat dans le volet Analyze Data.

Cette option avancée permet aux utilisateurs qui ne sont pas à l’aise avec le calcul ou les expressions régulières de gagner du temps. Par contre, elle est réservée aux clients abonnés à Microsoft 365, et ne fonctionne qu’en anglais pour l’instant.

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